Organisationens administratörer specificerar de villkor som medarbetare både enskilt och tillsammans måste följa, så som bemanningsbehov av olika kompetenser. Detta görs via vår webbapplikation som tillåter både gemensamma och medarbetarspecifika villkor, vilket gör det enkelt och snabbt för en administratör att lista avdelningens samtliga villkor.

Alla involverade medarbetare fyller i sina önskemål (i form av exempelvis önskeschema), samtidigt som de har full översikt av kraven som har ställts på dem. Dessa önskemål kan specificeras passvis, dygnsvis, veckovis och även periodvis; det erbjuder enkelhet samtidigt som det ger stor flexibilitet. Det är upp till medarbetaren hur pass detaljerade deras önskemål och önskeschema ska vara.

Administratörerna verifierar och attesterar de specificerade kraven och önskemålen vilket sätter igång genereringen av det slutgiltiga schemat för varje medarbetare. I detta steg är det också möjligt för administratörerna att justera kraven på enskilda personer ifall förutsättningarna har ändrats, så som oväntad sjukfrånvaro eller uppkomna utbildningstillfällen. Tack vare snabbheten i schemagenereringen (ett fåtal minuter för ett fullständigt schema) kan detta steg upprepas ifall villkoren för schemagenereringen behöver justeras ytterligare.

Efter att administartören har fått möljighet att validera och godkänna de genererade schemana, skickas dessa elektroniskt till den involverade personalstyrkan. I det här steget kan man också exportera schemat automatiskt till det aktuella lönesystemet och undvika manuell överföring.